ÉXITO Y EXCELENCIA EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Algunas ideas tomadas del libro de Harold Kerzner, “En busca de la excelencia en Gestión de Proyectos” que conviene recordar.

 “Cualquier proyecto puede ser conducido al éxito a través de intermediación de ejecutivos, mediante palos y fuerza bruta.  Esto de ninguna manera debe significar que un proyecto exitosamente completado es el resultado de la excelencia en la gestión de proyectos.”  Harold Kerzner. In Search of Excellence in Project Management.

¿Qué se entiende por “éxito” en proyectos?

El concepto ha ido cambiando desde los años 60 del siglo pasado. Entonces el concepto era más orientado hacia la eficacia: Un proyecto exitoso implicaba cumplir metas, es decir, hacer la tarea o lograr cumplirla.  Pronto se incluyeron otras indicaciones como:

• ·         Debe ser completado a tiempo
• ·         Debe ser completado dentro del presupuesto
• ·         Debe ser completado con el nivel deseado de calidad
• ·         Debe ser aceptado por el cliente
• ·         Debe lograrse la anuencia del cliente para ser referente del Contratista

Actualmente se acepta que la calidad del proyecto es determinada por el cliente, no por el contratista. Hoy un contratista puede completar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y dentro de los límites de calidad y aun así no estar aceptado por el cliente. La última definición de éxito puede muy bien ser que ocurre solamente cuando el cliente está tan satisfecho con los resultados que permite al Contratista usar su nombre como referencia.

Con el tiempo otros factores se han añadido:

• ·         Cumplimiento de requisitos de regulación ambiental y de seguridad industrial
• ·         Productividad de operaciones de fabricación (en proyectos de productos manufacturados)

Los factores críticos de éxito son típicamente:

• ·         Ceñimiento a cumplir los cronogramas
• ·         Ceñimiento a cumplir los presupuestos
• ·         Ceñimiento a cumplir los standards de calidad
• ·         Idoneidad y oportunidad en obtención de las firmas requeridas
• ·         Adhesión a procesos de control de cambios
• ·         Cumplimiento de los adicionales contractuales

Estos factores de éxito miden resultados finales. Pero, por otra parte hay indicadores claves que miden la calidad de actuación de los procesos involucrados en obtener los resultados finales esperados. Es decir, indicadores que pueden revisarse periódicamente a lo largo de la vida del proyecto. Los indicadores clave típicos incluyen:

·         Uso consistente de sistemas de gestión de proyectos

·         Establecimiento de procesos de control

·         Uso de métricas internas

·         Enfoque hacia la calidad de los recursos versus la cantidad de recursos planificados

·         Participación del cliente en las decisiones

¿Cómo se define Excelencia en gestión de Proyectos?

La definición se divide en dos partes. Como primera parte, la excelencia en gestión de proyectos requiere una corriente continua de proyectos manejados exitosamente. Esto no implica necesariamente que los proyectos fueron exitosos, sino solamente que fueron exitosamente manejados.

Compañías consideradas como excelentes en gestión de proyectos todavía tienen su parte de fallos en proyectos. Si una empresa encuentra que el 100% de sus proyectos son exitosos, entonces esta empresa no está tomando suficientes riesgos de negocios.

Las compañías excelentes toman riesgos. Ellas simplemente saben cuáles riesgos valen la pena tomar y cuáles no. 

La segunda parte de la definición de excelencia se refiere a que las decisiones que se tomen deben adecuarse en cada proyecto tomando en cuenta el mejor interés tanto de la compañía dueña del proyecto como del proyecto en sí. Ambos como un todo.

Las compañías que han alcanzado excelencia en gestión de proyectos desarrollan culturas en las que los gerentes de proyectos son instruidos y animados a tomar decisiones basadas en los negocios totales y no con mentalidad parroquialista.

Las compañías que han alcanzado excelencia en gestión de proyectos se dan cuenta que la excelencia es un proceso continuo. La complacencia abre las puertas a la competencia.

Según una cita de Chris Hansen director de investigación y desarrollo de una importante firma,

“La gestión de proyectos nunca para. Ella siempre puede mejorar. Hemos puesto en funcionamiento procedimientos nunca usados antes. Es la única manera que nuestra compañía puede sobrevivir. Nuestra gente ha sido educada en los beneficios de la excelencia en gestión de proyectos y están siendo más positivos. Se esfuerzan en trabajar juntos como en un equipo. Saben que es la mejor manera de cumplir nuestra meta.”